Utiliser des fichiers PDF Assurer l’inter-opérabilité dans la communication d’établissement

, par Stéphane Gautreau

Le principal format de fichiers dans la communication d’un établissement doit être PDF selon le référentiel d’interopérabilité du gouvernement. Il convient donc d’éviter d’envoyer des informations aux formats .docx (Word), xlsx (Excel), ...

Présentation

Le type de fichier PDF (Portable Document Format) est un format de description de pages créé par la société Adobe, devenu un standard ISO.

La spécificité de ce format PDF “Prêt à imprimer” est de préserver la mise en forme d’un document – polices d’écritures, images, objets graphiques, etc. – telle qu’elle a été définie par son auteur, et cela quels que soient le logiciel, le système d’exploitation et l’ordinateur utilisés pour l’imprimer ou le visualiser.

Le format PDF fait partie des formats recommandés dans la communication des administrations publiques françaises par le Référentiel général d’interopérabilité.

Explications

Lorsque vous créez un document grâce à un éditeur de texte (WordPad), un traitement de texte (Microsoft Word), un tableur ou autre application bureautique, les polices de caractères des textes par exemple (“Arial”, “Times New Roman”, “Calibri”, ...) font référence aux polices existantes sur votre ordinateur. Les différents éléments de votre document (textes, diagrammes, ...) sont donc mis en page selon votre poste de travail, et selon votre imprimante (d’autant que vous n’utilisiez pas des règles strictes de traitement de texte).

Si vous transmettez ce document de travail à vos collaborateurs ou collègues, ils pourront avoir la mauvaise surprise d’une mise en page totalement modifiée (car les références de polices utilisées ne sont pas présentes sur leur ordinateur), ou pire, ne pas pouvoir l’ouvrir du tout !

Au contraire, un fichier partagé au format PDF inclut toutes les polices utilisées sur l’ordinateur de l’auteur du document. L’affichage et l’impression ne seront donc jamais déformés.

Comment créer un fichier PDF ?

Les logiciels de bureautique récents OpenOffice, LibreOffice, Microsoft Office à partir de 2007 incluent des fonctions d’exportation au format PDF :

  • OpenOffice/LibreOffice : Fichier | Exporter au format PDF
  • Microsoft Word :
    • Version 2007 : Bouton Office | Enregistrer sous... | PDF ou XPS
    • Version 2010 : Fichier | Enregistrer sous , sélectionner Type : PDF

Mais toute application permettant d’éditer une impression sur papier peut générer un fichier PDF grâce à un utilitaire d’imprimante virtuelle qui crée un fichier PDF à partir des commandes d’impression envoyées par l’application.

Le plus répandu est PDFCreator, anciennement libre et gratuit, mais aujourd’hui gratuit pour les fonctions de base seulement, que nous décrivons dans l’article Générer des fichiers PDF et autres.

Notes

- Sous Word 2007, l’export PDF n’est disponible que si vous avez fait la mise à jour Service Pack 2 (SP2).
- Le format XPS est un format concurrent créé par Microsoft, peu utilisé.

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