Présentation

Le type de fichier PDF (Portable Document Format) est un format de description de pages créé par la société Adobe, devenu un standard ISO.

La spécificité de ce format PDF “Prêt à imprimer” est de préserver la mise en forme d’un fichier – polices d’écritures, images, objets graphiques, etc. – telle qu’elle a été définie par son auteur, et cela quels que soient le logiciel, le système d’exploitation et l’ordinateur utilisés pour l’imprimer ou le visualiser.

Le format PDF fait partie des formats recommandés dans la communication des administrations publiques françaises par le Référentiel général d’interopérabilité.

Explications

Lorsque vous créez un document grâce à un éditeur de texte (WordPad), un traitement de texte (Microsoft Word), un tableur ou autre application bureautique, les polices de caractères des textes par exemple (“Arial”, “Times New Roman”, “Calibri”, ...) font référence aux polices existantes sur votre ordinateur. Le positionnement des différents éléments de votre document (textes, diagrammes, ...) sont donc mis en page selon votre poste de travail, et selon votre imprimante (d’autant que vous n’utilisiez pas des règles strictes de traitement de texte).

Si vous transmettez ce document de travail à vos collaborateurs ou collègues, ils pourront avoir la mauvaise surprise d’une mise en page totalement modifiée (car les références de polices utilisées ne sont pas présentes sur votre ordinateur), ou pire, ne pas pouvoir l’ouvrir du tout !

Au contraire, un fichier partagé au format PDF inclut toutes les polices utilisées sur l’ordinateur de l’auteur du document. L’affichage et l’impression ne seront donc jamais déformés.

Comment créer un fichier PDF ?

Les logiciels de bureautique récents OpenOffice, LibreOffice, Microsoft Office à partir de 2007 incluent des fonctions d’exportation au format PDF :

• OpenOffice/LibreOffice : Fichier | Exporter au format PDF
• Microsoft Word :
  • Version 2007 : Bouton Office | Enregistrer sous... | PDF ou XPS
  • Version 2010 : Fichier | Enregistrer sous , sélectionner Type : PDF

Mais toute application permettant d’éditer une impression sur papier peut générer un fichier PDF grâce à un utilitaire d’imprimante virtuelle qui génère un fichier PDF grâce aux commandes d’impression envoyées par l’application.

Le plus répandu est PDFCreator, anciennement libre et gratuit, mais aujourd’hui gratuit pour les fonctions de base seulement, que nous décrivons dans l’article Générer des fichiers PDF et autres.

Notes

 Sous Word 2007, l’export PDF n’est disponible que si vous avez fait la mise à jour Service Pack 2 (SP2).
 Le format XPS est un format concurrent créé par Microsoft, peu utilisé.

L’utilitaire

PDFCreator (écrit en un seul mot, à ne pas confondre avec son homonyme "PDF Creator") est un utilitaire permettant de rediriger toute commande d’impression papier vers la création de fichiers PDF.

• Le projet initial était libre et gratuit jusqu’à la version 0.9.5 (en 2008).
• Depuis 2009 (version 0.9.7), ce logiciel ajoute dans le processus d’installation une barre d’outils controversée [1], à éviter.
• Au fil des années, le code libre a été progressivement remplacé par des librairies fermées.
• Dans sa dernière version, PDFCreator s’installe avec un autre logiciel (imposé par défaut en plus de la barre d’outils) - PDF Architect - qui ne contient aucun composant libre.

Je vais donc vous décrire l’utilisation d’une version 1.4.3 “moins intrusive”.
Si vous désirez installer une version récente, bien veiller aux options d’installation proposées ! (sauf découverte et essais complémentaires sous votre responsabilité)

• Décocher les options de barres d’outils complémentaires,
• Décocher l’installation de PDF Architect

Installation

Voir l’article d’installation de PDFCreator 1.4.3

Après installation, votre liste d’imprimantes doit montrer une imprimante supplémentaire nommée PDFCreator.

Utilisation

 Générer du PDF

Vous êtes sur une page Web, par exemple l’histoire de Bernard Palissy

• Appeler la commande d’impression :
  • Fichier | Imprimer... ou
  • Chrome | Imprimer... ou
  • raccourci clavier Ctrl-P
• Sélectionner l’imprimante PDFCreator
• Définir vos pages et options éventuelles d’impression

• Cliquer sur Imprimer
  Une boîte de dialogue d’options apparaît.

• Cliquer sur Enregistrer
  Une boîte de dialogue d’enregistrement apparaît.

• Modifier le nom de fichier si nécessaire
• Vérifier le type PDF
• Cliquer sur Enregistrer
  Le fichier est généré puis ouvert par votre lecteur PDF habituel.

  

 Isoler une partie d’un fichier PDF (ou d’un quelconque document)

Par exemple, vous désirez extraire un article de presse depuis un journal en PDF

• Ouvrir le fichier dans votre lecteur PDF (ou dans l’application adaptée)

• Adapter le zoom et les barres de défilement pour n’afficher que l’article désiré

• Appeler la commande Fichier | Imprimer...
  • Sélectionner l’imprimante PDFCreator
  • Sélectionner l’étendue à imprimer : Vue en cours
  • Sélectionner le type d’échelle : Ajuster aux marges de l’imprimante
• Cliquer sur Imprimer

Les dialogues précédents d’enregistrement apparaissent et le fichier PDF est généré

 Extraire une image JPG ou PNG d’un quelconque document pour l’insérer dans votre document de traitement de texte

• Ouvrir le fichier dans votre lecteur PDF (ou dans l’application adaptée)
• Adapter le zoom et les barres de défilement pour n’afficher que l’image désirée

• Appeler la commande Fichier | Imprimer...
• Sélectionner l’imprimante PDFCreator
• Sélectionner l’étendue à imprimer : Vue en cours
• Sélectionner le type d’échelle : Ajuster aux marges de l’imprimante

• Cliquer sur Imprimer
  Les dialogues précédents d’enregistrement apparaissent

• Sélectionner le type PNG pour les dessins et diagramme ou JPG pour les photos
• Cliquer sur Enregistrer

L’image est générée, ouverte dans la visionneuse Windows ou votre application par défaut !
Vous pouvez désormais appeler Insertion | Image dans votre traitement de texte.