L’extraction d’une liste d’élèves sur ProNote fournit dans un tableur (LibreOffice Calc recommandé) une liste complète comprenant 4 colonnes :

• Nom
• Prénom
• Date de naissance,
• Sexe

Édition de la liste

Supposons que l’on désire obtenir une liste d’identifiants sous la forme Prénom + Initiale du nom + un point “.”.

• Ouvrir le fichier sous LibreOffice Calc

 Supprimer les colonnes inutiles

• Sélectionner les 2 colonnes Né(e) le et Sexe  :
  • Cliquer sur l’entête de colonne C sans relâcher,
  • faire glisser à droite jusque sur l’entête de la colonne D, relâcher.
• Clic-droit sur un des 2 entêtes,
• Cliquer sur Supprimer des colonnes

 Créer une formule personnalisée

• Dans la première cellule d’une colonne vide (ici cellule C1), saisir le texte "Pseudo" ;
• Sélectionner la cellule en dessous (ici cellule C2), qui doit être sur la même ligne qu’un nom (ici en colonne A), et un prénom (ici en colonne B) ;
• Saisir la formule de calcul de valeur personnalisée :
  • taper le caractère “=” (pour commencer une formule),
    

    

  • cliquer sur le prénom d’élève de cette même ligne,
    B2 (la référence de la cellule) est ajoutée,
    

    

  • taper les 5 caractères : &" "&
    

    

    • & pour concaténer (ajouter) du texte
    • " pour citer du texte entre 2 guillemets,
    • ne pas oublier l’espace entre les 2 guillemets.
  • taper gauche(, fonction qui extrait la partie gauche d’un texte,
    

    

  • cliquer sur le nom d’élève de cette même ligne,
    A2 (la référence de la cellule) est ajoutée comme premier paramètre de la fonction gauche(,
    

    

  • taper ;1)
    

    

    • ; pour séparer les différents paramètres de la fonction gauche(
    • 1 comme second paramètre de la fonction gauche(
    • ) pour fermer la liste de paramètres de la fonction gauche(
  • taper &"." pour rajouter le point de l’initiale, comme on a rajouté l’espace après le prénom.
    

    

  • Appuyer sur [Entrée]
    Le premier pseudo apparaît.
    

    

 Étendre la formule à toute la colonne

• Sélectionner la cellule contenant votre formule, ici en C2
• Placer la souris sur le petit carré situé sur le coin inférieur droit ;
  La souris prend la forme d’une croix
  

  

• Cliquer (à gauche) sans relâcher et “tirer” vers le bas : déplacer la souris vers les cellules du bas qui doivent contenir des formules ;
  

  

• Relâcher le bouton de souris à la dernière ligne contenant nom et prénom
  les formules ont été recopiées et adaptées respectivement à leur ligne
  

  

 Utilisation

• Sélectionner cette liste personnalisée,
• copier (dans le presse-papier),
• coller dans votre application.

Astuce complémentaire

Voici une commande peut-être peu connue de LibreOffice Calc.
Si une extraction de liste de personnes fournit le nom et le prénom dans une unique colonne, il est souvent utile de séparer ces 2 informations dans 2 colonnes différentes.

• Sélectionner la colonne (ou la zone à scinder)
• Appeler la commande Données | Texte en colonnes
  

  

  Une boîte de dialogue apparaît
  

  

• Vérifier les paramètres, notamment que l’espace est coché comme séparateur.
• Valider par [OK]
  Les 2 colonnes sont créées.

Note : Lorsque le patronyme est lui-même composé de 2 noms séparés par une espace, ces 2 noms seront aussi répartis dans 2 colonnes, créant ainsi 3 colonnes. Situations à traiter au cas par cas si exceptionnelles.

Références

Les noms utilisés pour support de travail dans cet article sont issus de http://www.lorraine-ipsum.fr/